Politica de Confidențialitate

TE RUGĂM SĂ CITEȘTI ACEST DOCUMENT CU ATENȚIE ÎNAINTE DE A UTILIZA SERVICIILE NOASTRE

1. INFORMAȚII GENERALE

1.1. Prezenta Politică de Confidențialitate descrie modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele cu caracter personal ale utilizatorilor platformei SmartDeclar (denumită în continuare „Platforma”), accesibilă la adresa https://smartdeclar.com.

1.2. Prelucrarea datelor cu caracter personal se efectuează în conformitate cu Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, în vigoare din 23 august 2026, care transpune Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și care a abrogat Legea nr. 133/2011.

1.3. Operatorul de date cu caracter personal este:

1.4. Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor, întrucât activitatea noastră nu se încadrează în situațiile prevăzute la art. 37 alin. (1) din Legea nr. 195/2024: nu efectuăm monitorizare periodică și sistematică pe scară largă a persoanelor vizate și nu prelucrăm pe scară largă categorii speciale de date. Pentru orice chestiune privind protecția datelor, punctul de contact este adresa indicată la pct. 1.3.

1.5. Prin accesarea și utilizarea Platformei, confirmi că ai citit, înțeles și acceptat prezenta Politică de Confidențialitate. În cazul în care nu ești de acord cu oricare dintre prevederile de mai jos, te rugăm să nu utilizezi Platforma.

1.6. Prezenta politică completează Termenii și Condițiile de utilizare a Platformei și face parte integrantă din aceștia.

2. ROLURILE NOASTRE: OPERATOR ȘI PERSOANĂ ÎMPUTERNICITĂ

2.1. În raport cu datele tale de cont — datele de înregistrare, profilul, facturarea, corespondența de suport și jurnalele de securitate — acționăm în calitate de operator, întrucât noi stabilim scopurile și mijloacele prelucrării.

2.2. În raport cu datele introduse de tine în declarațiile vamale — inclusiv datele expeditorilor, destinatarilor, declaranților și ale altor persoane care apar în documentele încărcate — acționăm în calitate de persoană împuternicită de operator, în sensul art. 4 și art. 28 din Legea nr. 195/2024. În această situație tu ești operatorul: tu decizi ce date introduci și în ce scop, iar noi le prelucrăm exclusiv în baza instrucțiunilor tale.

2.3. Condițiile acestei prelucrări sunt stabilite în Acordul de prelucrare a datelor cu caracter personal, anexă la contractul de prestare servicii, încheiat conform art. 28 alin. (3) din Legea nr. 195/2024. Acordul include lista sub-împuterniciților pe care îi folosim.

3. DATELE PE CARE LE COLECTĂM

3.1. Date furnizate direct de tine

• Date de identificare: nume, prenume, adresă de e-mail
• Date de autentificare: dacă te autentifici prin Google — informațiile din contul tău Google, inclusiv fotografia de profil; dacă alegi e-mail și parolă — parola, stocată exclusiv sub formă de hash
• Date profesionale: denumirea companiei, IDNO/IDNP, adresa juridică, date de contact, cod fiscal
• Date din declarații vamale: informații introduse de tine în procesul de completare a declarațiilor (date despre mărfuri, expeditori, destinatari, coduri tarifare, valori, documente atașate)
• Documente încărcate: fișiere XML, JSON, CSV, XLSX, DBF și alte documente pe care le încarci pe Platformă

3.2. Date colectate automat

• Date tehnice: adresa IP, tipul și versiunea browserului, sistemul de operare
• Date de utilizare: paginile vizitate, acțiunile efectuate pe Platformă, data și ora accesării
• Jurnale de securitate: adresa IP și momentul acțiunilor sensibile, precum crearea sau revocarea cheilor API

3.3. Date primite de la terți

3.3.1. Putem primi date despre tine de la serviciul de autentificare Google, în limita informațiilor pe care le-ai făcut publice sau pentru care ai acordat permisiunea.

3.3.2. Platforma include o copie a datelor de identificare a agenților economici din Registrul de stat al unităților de drept — denumirea, IDNO și adresa — pentru completarea automată a rubricilor din declarații. Atunci când agentul economic este întreprinzător individual sau persoană fizică, aceste informații constituie date cu caracter personal care nu au fost obținute de la persoana vizată.

• Sursa: registru public, ținut în temeiul actelor normative
• Categoriile de date: denumire, IDNO, adresă
• Temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. f) — interesul legitim de a asigura completarea corectă a declarațiilor vamale
• Perioada de stocare: până la actualizarea sau eliminarea înregistrării din copia noastră

3.3.3. Informarea prevăzută la art. 14 se realizează prin publicarea prezentei politici. Comunicarea individuală ar presupune eforturi disproporționate în sensul art. 14 alin. (5) lit. b), iar obținerea datelor dintr-un registru public este prevăzută de actele normative în sensul art. 14 alin. (5) lit. c). Poți solicita oricând rectificarea sau eliminarea înregistrării care te privește, scriindu-ne la adresa de la pct. 1.3.

3.4. Numărul de identificare național

Câmpul IDNO/IDNP poate conține, atunci când o parte a declarației este persoană fizică, un număr de identificare național în sensul art. 4 din Legea nr. 195/2024. Prelucrăm acest număr exclusiv în temeiul art. 53 alin. (1) coroborat cu art. 6 alin. (1) lit. b) și c) — executarea contractului și îndeplinirea obligațiilor legale de declarare vamală — și nu îl utilizăm în niciun alt scop.

4. SCOPURILE ȘI TEMEIURILE JURIDICE ALE PRELUCRĂRII

4.1. Atunci când ne întemeiem pe interesul legitim, am evaluat în prealabil dacă acesta prevalează asupra drepturilor și libertăților tale. Poți solicita oricând o sinteză a acestei evaluări.

5. PERIOADELE DE STOCARE

6. SECURITATEA DATELOR

6.1. Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate în sensul art. 32 din Legea nr. 195/2024, printre care:

• Criptarea datelor în tranzit (HTTPS/TLS)
• Stocarea parolelor exclusiv sub formă de hash, cu sare unică și funcție de derivare cu cost ridicat (PBKDF2-HMAC-SHA512)
• Criptarea cheilor API stocate (AES-256-GCM)
• Autentificare prin furnizorul OAuth Google sau prin e-mail și parolă
• Acces restricționat la baza de date pe baza principiului necesității de a cunoaște; baza de date nu este expusă public
• Jurnalizarea și auditarea acțiunilor sensibile
• Copii de siguranță zilnice ale bazei de date, criptate în repaus cu AES-256 de către furnizorul de stocare
• Revizuirea periodică a eficacității acestor măsuri, conform art. 32 alin. (1) lit. d)

6.2. Serverul de aplicație, baza de date și sistemul de analiză a utilizării rulează pe același server privat virtual, închiriat de la Hetzner Online GmbH și situat în Germania. Administrarea sistemului este efectuată exclusiv de noi. Traficul către smartdeclar.com ajunge direct la acest server, fără intermediari.

7. DESTINATARII DATELOR

7.1. Nu vindem și nu închiriem datele tale cu caracter personal.

7.2. Transmitem date numai categoriilor de destinatari de mai jos și numai în scopurile descrise în prezenta politică:

7.3. Persoane împuternicite de noi. DIDAS HOLDINGS LLC administrează infrastructura tehnică pe care rulează Platforma, iar Hetzner Online GmbH, Cloudflare R2 și Resend sunt sub-împuterniciți utilizați în acest scop. Tot în această categorie intră Google reCAPTCHA: începând cu 2 aprilie 2026, Google prelucrează datele reCAPTCHA exclusiv în calitate de persoană împuternicită, în temeiul Google Cloud Terms of Service și al Cloud Data Processing Addendum. Toți aceștia prelucrează datele exclusiv în baza instrucțiunilor noastre, în temeiul unor acorduri de prelucrare care le impun obligații de confidențialitate și securitate.

7.4. Operatori independenți. Pentru autentificarea prin Google, Google nu acționează în baza instrucțiunilor noastre: își stabilește propriile scopuri și mijloace de prelucrare și răspunde separat pentru aceasta.

7.5. Atunci când alegi să te autentifici prin Google, conexiunea către acest furnizor este inițiată la cererea ta. Prelucrarea efectuată de aceștia este guvernată de propriile lor politici de confidențialitate, pe care te încurajăm să le consulți. Poți evita această prelucrare creându-ți un cont cu e-mail și parolă.

7.6. Ce colectează reCAPTCHA. Pentru a deosebi utilizatorii reali de programele automate, reCAPTCHA colectează adresa IP, informații despre browser și dispozitiv și semnale privind modul de interacțiune cu pagina, și plasează cookie-ul tehnic _GRECAPTCHA. Prelucrarea are loc numai pe paginile de înregistrare și se întemeiază pe interesul legitim prevăzut la art. 6 alin. (1) lit. f) — protejarea formularelor împotriva abuzurilor automate.

8. TRANSFERURILE ÎN ALTE STATE

8.1. Găzduirea în Germania. Serverul de aplicație și baza de date se află în Germania, stat membru al Spațiului Economic European. Conform art. 44 alin. (2) din Legea nr. 195/2024, capitolul privind transferurile nu se aplică acestor transferuri și nu sunt necesare autorizări speciale.

8.2. Accesul administrativ. Infrastructura este administrată de DIDAS HOLDINGS LLC, societate înregistrată în Statele Unite. Administrarea efectivă se realizează însă din Italia și din Republica Moldova, nu din Statele Unite. Italia este stat membru al Spațiului Economic European, astfel încât, potrivit art. 44 alin. (2), capitolul privind transferurile nu se aplică, iar accesul din Republica Moldova are loc pe teritoriul național. Ținem evidența statelor din care se efectuează administrarea și vom actualiza prezenta politică dacă situația se modifică.

8.3. Transferuri către sub-împuterniciți (pct. 7.3) — Cloudflare R2, Resend și Google reCAPTCHA. Acestea se efectuează în temeiul art. 46 alin. (2) lit. c) din Legea nr. 195/2024, pe baza clauzelor contractuale standard de protecție a datelor adoptate de Comisia Europeană, incluse în acordurile de prelucrare încheiate cu fiecare furnizor.

8.4. Divulgări către operatorul independent (pct. 7.4). Google aplică propriile garanții pentru prelucrarea efectuată cu ocazia autentificării. În măsura în care divulgarea ne este imputabilă, ea este necesară pentru executarea contractului la cererea ta, în sensul art. 49 alin. (1) lit. b).

8.5. Poți obține o copie a garanțiilor aplicabile transferurilor menționate la pct. 8.2 și 8.3, scriindu-ne la adresa indicată la pct. 1.3.

8.6. Datele din declarațiile vamale sunt stocate pe serverul din Germania menționat la pct. 8.1, iar fișierele încărcate și copiile de siguranță ale bazei de date — pe Cloudflare R2. Nu sunt transmise altor destinatari în scopul prelucrării.

9. COOKIE-URI ȘI ANALIZA UTILIZĂRII

9.1. Platforma utilizează cookie-uri strict necesare pentru menținerea sesiunii de autentificare și memorarea preferințelor tale. Fără acestea Platforma nu poate funcționa, motiv pentru care nu necesită consimțământ.

9.2. Pentru statistici de utilizare folosim Umami, găzduit pe infrastructura noastră. Umami nu utilizează cookie-uri și nu creează profiluri individuale; colectează date agregate privind paginile vizitate. Prelucrarea se întemeiază pe interesul legitim prevăzut la art. 6 alin. (1) lit. f), iar datele nu părăsesc infrastructura noastră.

9.3. Pe paginile de înregistrare, Google reCAPTCHA plasează cookie-ul tehnic _GRECAPTCHA, necesar analizei de risc care deosebește utilizatorii reali de programele automate. Nu este utilizat în scopuri publicitare.

9.4. Nu utilizăm cookie-uri de publicitate, de urmărire între site-uri sau de profilare.

9.5. Autentificarea prin Google poate implica setarea de cookie-uri de către acest furnizor, necesare procesului de autentificare.

10. DECIZII AUTOMATIZATE ȘI CREAREA DE PROFILURI

10.1. Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă, în sensul art. 22 din Legea nr. 195/2024.

10.2. Calculele efectuate de Platformă (taxe vamale, TVA, accize) și validările automate sunt instrumente de asistență. Rezultatele sunt verificate și asumate de tine înainte de depunerea declarației; noi nu luăm nicio decizie în locul tău.

11. DREPTURILE TALE

11.1. În conformitate cu capitolul III din Legea nr. 195/2024, ai următoarele drepturi:

• Dreptul de acces (art. 15): să obții confirmarea că prelucrăm date care te privesc, o copie a acestora și informații despre scopuri, destinatari și perioade de stocare
• Dreptul la rectificare (art. 16): să obții corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete
• Dreptul la ștergere (art. 17): să obții ștergerea datelor tale, sub rezerva obligațiilor legale de păstrare. Îți poți șterge contul și datele asociate din secțiunea Setări → Danger
• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18)
• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20): să primești datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat. Platforma oferă export în format XML și JSON
• Dreptul la opoziție (art. 21): să te opui prelucrării întemeiate pe interesul legitim, precum și, în orice moment și necondiționat, prelucrării în scop de marketing direct
• Dreptul de a retrage consimțământul (art. 7 alin. (3)): atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl poți retrage oricând, la fel de simplu cum l-ai acordat, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior
• Dreptul de a nu fi supus unei decizii automatizate (art. 22)

11.2. Pentru exercitarea acestor drepturi ne poți scrie la smartdeclar@gmail.com. Dacă avem îndoieli întemeiate cu privire la identitatea ta, îți putem cere informații suplimentare de identificare, conform art. 12 alin. (6).

11.3. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu maximum două luni, în funcție de complexitatea și numărul cererilor; în acest caz te informăm în prima lună și îți comunicăm motivele întârzierii (art. 12 alin. (3)).

11.4. Exercitarea drepturilor este gratuită. Doar în cazul unor cereri vădit nefondate sau excesive, în special repetitive, putem percepe o taxă rezonabilă sau refuza să dăm curs cererii, justificând acest caracter (art. 12 alin. (5)).

11.5. Dacă nu dăm curs cererii tale, te informăm în termen de o lună cu privire la motive și la posibilitatea de a depune o plângere la Centru și o cerere de chemare în judecată (art. 12 alin. (4)).

12. DREPTUL DE A DEPUNE O PLÂNGERE

12.1. Dacă apreciezi că prelucrarea datelor tale încalcă legislația, ai dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere:

12.2. Ai de asemenea dreptul de a contesta în instanță acțiunile noastre (art. 74) și de a solicita despăgubiri pentru prejudiciul suferit (art. 76). Aceste drepturi pot fi exercitate independent de plângerea la Centru.

13. ÎNCĂLCAREA SECURITĂȚII DATELOR

13.1. În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, notificăm Centrul fără întârzieri nejustificate și, dacă este posibil, în termen de cel mult 72 de ore de la luarea la cunoștință, conform art. 33.

13.2. Dacă încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile tale, te informăm și pe tine, fără întârzieri nejustificate, conform art. 34.

13.3. Atunci când acționăm în calitate de persoană împuternicită (pct. 2.2), te notificăm în calitate de operator fără întârzieri nejustificate, conform art. 33 alin. (2), pentru ca tu să îți poți îndeplini propriile obligații de notificare.

14. PROTECȚIA MINORILOR

14.1. Platforma se adresează profesioniștilor din domeniul vamal. Contractual, utilizarea este permisă numai persoanelor care au împlinit 18 ani.

14.2. Menționăm, pentru claritate, că art. 8 alin. (1) din Legea nr. 195/2024 stabilește vârsta de 14 ani pentru validitatea consimțământului în legătură cu serviciile societății informaționale. Pragul de 18 ani aplicat de noi este o condiție contractuală, mai restrictivă decât cerința legală.

14.3. Dacă aflăm că am colectat date ale unui minor fără temei legal, vom lua măsuri pentru ștergerea acestora fără întârziere.

15. LINKURI CĂTRE SITE-URI TERȚE

15.1. Platforma poate conține linkuri către site-uri web sau servicii terțe care nu sunt deținute sau controlate de noi. Nu suntem responsabili pentru practicile de confidențialitate ale acestor terți.

16. MODIFICĂRI ALE POLITICII

16.1. Ne rezervăm dreptul de a modifica prezenta Politică. Forma actualizată va fi publicată pe Platformă și va intra în vigoare de la data publicării.

16.2. În cazul unor modificări semnificative, vom notifica utilizatorii prin e-mail sau prin intermediul Platformei.

17. CONTACT

Pentru orice întrebări, sesizări sau solicitări referitoare la prezenta Politică sau la prelucrarea datelor tale cu caracter personal, ne poți contacta la:

• E-mail: smartdeclar@gmail.com
• Telefon: +37369155951
• Site web: https://smartdeclar.com

Acest document a fost ultima oară actualizat la data de 7 octombrie 2026.